この記事のポイント
AIツールの選定から始める前に、作業の流れ、扱う情報、人が確認するポイントを整理することが、実務で使い続けるための土台になります。
目的を「AIを使う」から一歩進める
「文章作成にかかる時間を短くする」「更新内容の下書きをつくる」など、改善したい作業を具体的にします。現状の時間と手順、品質を確認する人を把握すると、試す範囲と評価方法を決めやすくなります。
業務を入力・処理・確認・利用に分ける
何を入力し、どのような出力が必要で、誰が確認してどこで使うのかを書き出します。AIに依頼する作業を切り出すとともに、人が判断すべき工程を残します。すべての作業を自動化することが目的とは限りません。
取り扱う情報と利用条件を確認する
個人情報や取引先の機密情報を扱う場合は、利用するサービスの設定と契約、社内ルールの確認が必要です。試行段階では公開可能な情報や架空のテストデータを使うなど、業務に合う進め方を検討します。
品質の確認を手順に含める
文章が自然でも、事実関係や出典が正しいとは限りません。公開・送付・意思決定の前に、元データとの照合と担当者の確認を行う工程を組み込みます。確認できない出力の扱いも決めておきます。
小さく試し、実際の負担まで評価する
生成にかかる時間だけでなく、修正・確認・運用の時間も含めて効果を評価します。担当者が変わっても続けられるよう、入力例や確認事項を共有し、実務の中で改善していきましょう。
